Maksymalizuj czas, minimalizuj wysiłek – 3 strategie, które zapewnią sukces szkoleniowy

Ciekawe fakty i liczby!

Najpierw przytoczmy kilka faktów dotyczących przeciętnego dnia pracy:

• Badania przeprowadzone wśród brytyjskich pracowników biurowych pokazują, że w trakcie 8-godzinnego dnia pracy są oni wydajni tylko przez
  2 godziny i 53 minuty! [1]
• Pracownicy biurowi poświęcają średnio około 40% swojego czasu na podstawowe obowiązki zawodowe. Z porównania pokoleń wynika, że pokolenie wyżu demograficznego przeznacza w tygodniu większą część czasu pracy na podstawowe obowiązki zawodowe w odróżnieniu od pokolenia X i milenialsów. Osoby z pokolenia wyżu demograficznego deklarują, że spędzają 45% swojego czasu na podstawowych obowiązkach, podczas gdy pokolenie X i milenialsi wskazują odpowiednio 38% i 34%. [2]
• To iluzja, że możemy być skoncentrowani przez 8 godzin bez przerwy. Wiele badań wskazuje, że średni czas skupienia uwagi wynosi 20-45 minut. [3]

Choć różni się to w zależności od stanowiska i branży, ale przeciętnie następujące czynności zajmują większość naszego dnia pracy:

• Spotkania: spotkania, dyskusje, a potem kolejne dyskusje. Czasami doprowadza nas to do szału. Liczby również to potwierdzają. W Holandii pracownicy spędzają co miesiąc 29 godzin na spotkaniach. 47% z nich uważa spotkania za największą stratę czasu w pracy. [4] Badanie Workfront wykazało nawet, że 18% 40-godzinnego tygodnia pracy spędza się na spotkaniach. Pod tym względem rozróżnia się spotkania produktywne (10%)
  i spotkania bezużyteczne (8%). [2]
• E-mail i komunikacja: ogarnianie pełnej skrzynki odbiorczej i czatowanie
  w wewnętrznych kanałach komunikacji firmy jest czasochłonne. Według kilku badań pracownicy spędzają od 16% do 28% swojego czasu na czytaniu e-maili i odpowiadaniu na nie. [6]
• Zadania administracyjne: choć stanowią część pracy, ale niekoniecznie przyczyniają się do zadowolenia z pracy. Badanie Workfront wykazało, że wypełnianie dokumentów, organizowanie kalendarzy pracy i przesyłanie dokumentów może stanowić nawet 12% tygodnia pracy. [2]
• Przełączanie zadań i przerywanie: jak cudownie byłoby mieć tylko jedno zadanie dziennie? Rzeczywistość jest inna. Według badania przeprowadzonego na Uniwersytecie Kalifornijskim, pracownicy potrzebują średnio 23 minut i 15 sekund na ponowne skupienie się po wcześniejszym przerwaniu. [7] Jest to szczególnie szkodliwe, jeśli weźmie się pod uwagę, że pracownikom biurowym przerywa się przez około 8% ich czasu w celu wykonania mniej istotnych zadań. [2]

Fakty i liczby dotyczące trenerów!

Trenerzy spędzają średnio 24 godziny miesięcznie na prowadzeniu formalnych szkoleń.

Dobrze, a co z trenerami? Znaleźliśmy również interesujące statystyki na ten temat:

• Według badania przeprowadzonego przez Association for Talent Development (ATD), trenerzy spędzają średnio 24 godziny miesięcznie na prowadzeniu formalnych szkoleń. Ta ilość czasu odpowiada około
  6 godzinom tygodniowo. [8]
• Według raportu Training Industry trenerzy w organizacjach poświęcają średnio 13% swojego czasu pracy na działania związane ze szkoleniami. Działania te obejmowały przygotowanie, przeprowadzenie i ewaluację szkolenia. Zakładając standardowy 40-godzinny tydzień pracy, byłoby to około 5,2 godziny tygodniowo. [9]
• Inne badanie przeprowadzone przez LinkedIn Learning ujawniło, że specjaliści ds. kształcenia i rozwoju, w tym trenerzy, spędzają średnio 15% swojego czasu na zadaniach szkoleniowych. Obejmowało to jednak działania wykraczające poza bezpośrednie prowadzenie szkoleń, takie jak opracowywanie programów nauczania, administrowanie systemem zarządzania nauczaniem i analiza potrzeb. [10]

Kluczowym wnioskiem płynącym z tych różnorodnych wyników jest to, że możemy efektywniej spędzać czas. Marnuje się dużo czasu, co utrudnia skupienie się na najważniejszych zadaniach.

3 skuteczne techniki, aby osiągnąć więcej, zużywając mniej energii

Jak możemy odwrócić bieg wydarzeń? Jak możemy zapewnić ci jako trenerowi więcej czasu (i przestrzeni mentalnej) na tworzenie wysokiej jakości szkoleń? Jak osiągnąć więcej, zużywając mniej energii?

Aby to zrobić, musisz nauczyć się skutecznie wykorzystywać:

• Czas (swój i innych)
• Zasoby
• Technologię

Technika 1: Czas (twój i innych!)

Czas jest ograniczony. Nie możesz tego zmienić. Niezależnie od tego, czy pracujesz 10 godzin tygodniowo, czy 40 godzin, musisz pracować w ramach swojego czasu. Z pewnością możesz skupić się na jego optymalizacji, ale zalecamy przyjęcie szerszej perspektywy i spojrzenie poza własne biurko!
Twoi koledzy są po to, aby cię uratować.

Aby wykorzystywać skutecznie swój czas:

• Stosuj efektywne zarządzanie czasem! Niezależnie od tego, jak bardzo chcemy wykonywać wiele zadań jednocześnie, jesteśmy zaprogramowani, aby skupiać się na jednym zadaniu na raz. Dlatego wprowadź skoncentrowany czas: zamknij skrzynkę odbiorczą i czaty, odłóż smartfon
  i poświęć 20-40 minut na konkretne zadanie. Po każdym 20-40-minutowym bloku zrób sobie krótką przerwę. Powtórz ten rytuał kilka razy przed dłuższą przerwą. Zrób sobie także krótką przerwę na świeżym powietrzu. Przekonasz się, że świeże powietrze pozytywnie wpływa na ciebie, jak i twoją produktywność! Inne sprawdzone techniki to:
  • Odpowiadaj na jak najwięcej e-maili pod koniec dnia pracy, aby nie dać się wciągnąć w lawinę e-maili.
  • Planuj spotkania ze współpracownikami w czasie największego spadku produktywności, czyli po godzinie 15:00. Twój szczytowy czas produktywności dobiegł końca, a podstawowa praca została wykonana.
  • Twórz ciche godziny w pracy. W tych godzinach nie powinno być żadnych spotkań ani przerw.
• Naucz się ustalać priorytety. Jak ważna jest skrzynka odbiorcza? A może warto zastąpić ten slajd w szkoleniu? Utwórz listę priorytetów na podstawie jednego lub wielu kryteriów::
  
  • Wartość zadania – czy na przykład przyciągnie nowych klientów, których możesz wyszkolić?
  • Czas – czy zajmuje dużo czasu, czy tylko trochę? Czy potrafisz zorganizować swój dzień w taki sposób, aby priorytetyzować najważniejsze zadania, takie jak opracowywanie szkoleń lub analizowanie wyników? Czy możesz to zastąpić mniejszymi, łatwiejszymi zadaniami, które można wykonać między spotkaniami?

Masz problem z ustaleniem priorytetów w swojej pracy? Skorzystaj z Macierzy decyzyjnej.

• Ustal z góry jasne cele. Co jest dla ciebie ważne w dłuższej perspektywie? Sformułuj swoje cele na tyle jasno, na ile to możliwe, i zmotywuj się do ich osiągnięcia. Na przykład chcę przeszkolić dziesięciu nowych klientów
  w zakresie RODO w ciągu roku. Realizując swoje cele, „myśl na dużą skalę, ale działaj na małą”. Jeśli spróbujesz podjąć duże kroki od razu, proces prawdopodobnie ulegnie stagnacji. Robiąc małe kroki, szybko zobaczysz wyniki, do których z łatwością się dostosujesz.

Aby wykorzystywać skutecznie czas innych:

• Naucz się delegować! Omówcie dobry podział zadań w zespole szkoleniowym i rozliczajcie się nawzajem. Zlecaj zadania poboczne osobom posiadającym specjalistyczną wiedzę, aby wykonywać je wydajniej.
• Zaangażuj się w budowanie zespołu. Sprzyja to zgraniu zespołu i rozwijaniu poczucia jedności. Dzięki dobrze skoordynowanemu zespołowi osiąganie wyników staje się łatwiejsze. 

Technika 2: Wykorzystaj w pełni swoje silne strony

Kolejną ważną wskazówką jest wzmacnianie swoich silnych stron
i radzenie sobie ze słabymi.

Nie można być dobrym we wszystkim.

Każdy ma szeroki wachlarz cech, talentów
i doświadczeń. Wyróżniasz się w niektórych obszarach – takich jak organizowanie szkoleń i inspirowanie uczestników – podczas gdy inne obszary, takie jak analiza danych, mogą nie być twoją mocną stroną. Żaden problem, bowiem nie można być dobrym we wszystkim. Dlatego tak ważne jest wzmacnianie swoich silnych cech.

W jaki sposób to robisz? Jak identyfikujesz mocne strony swoje i swoich współpracowników jako trenerów? Jak najlepiej wykorzystać swoje mocne strony i poprawić swoje umiejętności, aby osiągnąć doskonałość?

Wszystko zaczyna się od przeprowadzenia osobistej analizy SWOT. SWOT zgodnie ze swoją nazwą pomaga zidentyfikować mocne i słabe strony, szanse oraz zagrożenia. Jeśli przeprowadzisz tę analizę na poziomie zespołu lub organizacji, możesz jej użyć do efektywnego delegowania zadań.

Kiedy jasno zrozumiesz swoje mocne strony, możesz stworzyć plan działania, aby je wzmocnić. Jednak trenerowi nie musimy tłumaczyć, jak to zrobić najskuteczniej.

Technika 3: Wykorzystaj postęp technologiczny

Rozwiązania technologiczne. Czasami mogą z początku nas przytłaczać, ale często przynoszą znaczące korzyści. Być może trzeba będzie pokonać kilka przeszkód i zainwestować sporo czasu na wdrożenie, ale w efekcie przekonasz się, że technologia może przejąć dużo twoich obowiązków. Zyskujesz wtedy czas na inne rzeczy, którym chcesz się poświęcić.

Przydatnym narzędziem dla trenerów jest system zarządzania nauczaniem online (LMS).

Jednym z przydatnych narzędzi, z którego mogą korzystać trenerzy, jest system zarządzania nauczaniem online (LMS). To narzędzie pomaga
w tworzeniu, zarządzaniu
i dystrybucji materiałów szkoleniowych. Mówiąc prościej, tworzysz cyfrowe środowisko nauki dla swoich klientów, w którym mogą uzyskać dostęp do szkoleń w dowolnym miejscu i czasie. Zasadniczo LMS może obsłużyć wszystko od A do Z: opracowywanie szkoleń, przeprowadzanie ocen, wysyłanie zaproszeń do uczestników i analizowanie wyników. Wydajny LMS jest atrakcyjny, jeśli twoje szkolenie może być częściowo lub w całości przeprowadzone online. Przeczytaj więcej o zaletach LMS.

Oprócz LMS rozwiązania technologiczne można wykorzystywać także
w następujących obszarach:

• System biuletynów taki jak MailerLite do informowania klientów
  o najnowszych szkoleniach, aktualizacjach firmy itp.
• System CRM jak Salesforce do zarządzania danymi klientów.
• Oprogramowanie do tworzenia filmów szkoleniowych takie jak Synthesia.

Wierzymy, że dzięki tym trzem technikom rozwiniesz swój biznes!

Przydatne zasoby

1. Vouchercloud
2. Workfront
3. Concentratie - Margalit Laufer
4. Sharp
5. Atlassian
6. McKinsey
7. University of California
8. Association for Talent Development
9. Training Industry
10. LinkedIn Learning

Często zadawane pytania